Komisi C
FORMAT ADMINISTRASI DEWAN AMBALAN
KH. ABDULLAH DAN HJ. SITI RUQOYAH GUDEP 03.201- 03.202
A. PENDAHULUAN
Untuk mencapai suatu tujuan organisasi diperlukan adanya beberapa faktor yang terpenting diantaranya adalah pengelolaan administrasi. Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu adanya pengaturan sistem administrasi di Pangkalan MA Al-Khairiyah Tegalbuntu.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud :
Ø Sebagai pedoman dalam pengelolaan administrasi Dewan Ambalan KH. Abdullah dan Hj. Siti Ruqoyah.
Tujuan :
Ø Adanya keseragaman.
Ø Tata tertib administrasi Dewan Ambalan KH. Abdullah dan Hj. Siti Ruqoyah.
C. PENGELOLAAN ADMINISTRASI
1. Administrasi penataan meliputi :
Ø Agenda rapat : Membuat pencatatan secara kronologis dan lengkap dan hal-hal yang penting keputusan rapat.
Ø Agenda surat : Membuat surat masuk dan surat keluar.
Ø Lembar disposisi : Digunakan untuk penugasan pengelolaan kegiatan dan tindak tegas, langsung kepada yang bersangkutan.
Ø Setiap Pengurus bidang ada koordonator .
2. Pengadaan dan pembuatan buku-buku administrasi
Ø Buku-buku administrasi Gudep.
Ø Buku rencana kerja.
Ø Buku Absensi Rapat.
Ø Buku tamu.
Ø Buku Kemajuan Anggota.
Ø Buku Keuangan.
Ø Buku Masing-Masing Bidang.
Ø Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar.
Ø Buku pinjaman.
Ø Buku Inventaris.
Ø Buku ekspedisi surat.
3. Sistem pengarsipan
Ø Menyediakan file untuk menyimpan arsip.
Ø Sistem penyimpanan dengan menggunakan sistem kalender secara sistematis.
Ø Penyiapan file untuk menyimpan data komputer.
Ø Dalam sistem pengarsipan di kumpulkan pada salah satu dewan ambalan atau secara khusus.
4. Laporan kegiatan
Ø Setiap selesai melaksanakan kegiatan, ketua Sangga Kerja harus memberikan laporan kepada Ketua Dewan Ambalan dan anggota.
Ø Laporan kegiatan diselesaikan maksimal 1 bulan setelah kegiatan.
Ø Laporan kegiatan dibuat secara tertulis.
Ø Laporan kegiatan di selesaikan minimal 1 minggu setelah kegiatan berlangsung.
5. Bidang sarana penunjang administrasi
Ø Alat tulis kantor.
Ø Papan nama Gerakan Pramuka.
Ø Pengadaan kop surat Gugus Depan, stempel dan lain-lain.
6. Penomoran surat
a. Penomoran surat mengacu / mengikuti penomoran surat pada buku agenda surat keluar, surat masuk, surat keterangan, sertifikat dan piagam penghargaan.
b. Penomoran surat dimulai pada awal menerima jabatan hingga akhir jabatan.
c. Kode surat yang digunakan :
1. Gudep : 03-201 03-202 / II / 1009
2. Dewan Ambalan : 01 / DA 03-119 03-120/II/2009
3. Sangga Kerja : 01/SK-MPPT/03-119 03-120 – A
4. Kode Bidang : A Bidang DIKLATPRAM
B Bidang ABDIMAS
C Bidang BANGMIKAT
D Bidang Kesekretariatan
d. Dalam penulisan nomor, lampiran, dan Periha tidak boleh di singkat.
7. Penggunaan Stempel
Ø Stempel Gugus Depan dibubuhkan pada tanda tangan Pembina.
Ø Stempel Gugus Depan di hilang pada tanda tangan mabigus.
Ø Stempel Sangga Kerja pada tanda tangan Krani.
Ø Stempel Sangga Kerja dibubuhkan pada tanda tangan Sekretaris Sangga Kerja.
| | | Ditetapkan di : Tegalbuntu Pada tanggal : 12 Agustus 2010 |
| | PIMPINAN SIDANG KOMISI C | |
| Ketua ( ) | | Sekretaris ( ) |
